Listes de diffusion et partage de documents
Un article de Criterdoc.
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Qu'est-ce qu'une liste de diffusion ?
C'est un moyen, parmi d'autres (IRC, les News, les pages Web...), de rassembler des personnes qui partagent un centre d'intérêt. Une liste de diffusion (ou de distribution) comprend un certain nombre d'adresses : ce sont ses abonnés. Un message posté à une liste est (parfois sous condition) distribué à tous ses abonnés.
Vous pouvez, sans le savoir, être abonné à des listes de diffusion, par exemple:
- par votre fournisseur d'accès, pour vous envoyer des informations utiles,
- par votre administrateur réseau, pour vous permettre de discuter des conditions d'accès à tel ou tel service,
- ...
Le logiciel SYMPA (SYstème de MultiPostage Automatique) offre, de plus, la possibilité d'associer à chaque liste de diffusion un espace de stockage, permettant le partage et l'échange de documents entre les membres de la liste, afin d'initier un groupe de travail collaboratif. Un administrateur de la liste doit créer cet espace de stockage, à l'aide de l'interface web du logiciel SYMPA. Dans l'ENT (https://ent.univ-st-etienne.fr):
[BV] [Listes de diffusion]
Demande de création de liste de diffusion
Avertissements:
- La demande de création de liste de diffusion au CRITeR est strictement réservée aux personnels de l'Université Jean Monnet de Saint-Etienne, c'est-à-dire disposant d'une adresse de messagerie se terminant par @univ-st-etienne.fr. Ces personnels seront alors responsables de liste, administrateurs d'office. Les responsables de liste seront les administrateurs privilégiés, à même de signaler tout changement dans la configuration d'une liste. En particulier, ils pourront nommer d'autres administrateurs (*) de la liste, ainsi que des modérateurs. Toute cessation d'activité dans la fonction de responsable de liste devra être signalée en temps voulu, un nouveau responsable nommé, faute de quoi le fonctionnement de la liste pourrait être interrompu.
(*) Vous trouverez une terminologie différente dans des documents techniques, dans le système de messagerie ou l'interface web du logiciel SYMPA: le "responsable de liste" sera dit "propriétaire privilégié", l'"administrateur de liste" sera dit "propriétaire".
- La création d'une liste est soumise à l'approbation du Service de la Communication (mailto:communication@univ-st-etienne.fr): veuillez le contacter directement et nous faire parvenir la réponse positive, ainsi que le formulaire suivant, à l'adresse sympa-request@listes.univ-st-etienne.fr (mailto:sympa-request@listes.univ-st-etienne.fr)
- Chaque administrateur et/ou modérateur devra confirmer sa fonction dans cette liste, par messagerie, à la même adresse sympa-request@listes.univ-st-etienne.fr (mailto:sympa-request@listes.univ-st-etienne.fr)
Utilisez la fonction Copier/Coller de votre browser pour récupérer le texte ci-dessous et l'insérer dans le corps du message.
Formulaire de demande de création de liste de diffusion
Vous demandez la création d'une liste de diffusion abritée au CRITeR. Pour celà, nous avons besoin des informations que vous voudrez bien compléter ci-dessous. Prenez le temps de choisir la bonne configuration, renseignez-vous.
Vous recevrez ensuite un avis de création.
- Vous devez définir un nom sous lequel votre liste de diffusion sera connue.
Ce nom doit être à la fois explicite et court.
Nom de la liste :
- Les administrateurs de la liste ont la liberté d'y abonner ou désabonner qui ils veulent. Il est déconseillé de multiplier les administrateurs d'une liste pour des raisons de cohérence. Vous devez définir au moins un administrateur.
Administrateur (responsable de liste):
Autres administrateurs :
- Toute personne peut demander quelles sont les listes abritées au CRITeR. Si vous voulez que votre liste soit vue de tous, déclarez-la de type "publique", vue de l'université seulement, déclarez-la de type "intranet", sinon déclarez-la de type "cachée".
Type (liste publique/intranet/cachée):
- Veuillez donner en quelques mots un commentaire définissant l'objet de cette liste
Objet :
- Une liste peut avoir, ou non, un ou plusieurs modérateurs. Le modérateur est celui qui filtre tous les messages envoyés à la liste. S'il n'y a pas de modérateur, tous les messages envoyés à la liste sont diffusés aux abonnés sans contrôle de leur contenu. Si vous souhaitez avoir une liste modérée, renseignez le champ ci-dessous. Attention, selon l'activité de la liste (nombre de messages par jour), modérer une liste peut s'avérer fastidieux, le modérateur se doit de maintenir la liste "vivante". Pour cette raison, d'autres modérateurs peuvent s'avérer utiles.
Modérateur(s) :
- L'accès aux adresses des abonnés à la liste, peut être autorisé à tout le monde (accès public, fortement déconseillé pour éviter les SPAMs), aux seuls abonnés (accès privé), ou seulement au(x) administrateur(s) (accès administrateur)
Commande REView (accès public/privé/administrateur):
- Pour les listes non modérées, toute personne (même non abonnée) peut envoyer des messages (envoi public), seulement les abonnés le peuvent (envoi privé), ou seulement les abonnés et les personnels de l'université (envoi privé et intranet)
Envoi (public/privé/privé+intranet):
- De nouveaux utilisateurs peuvent demander leur abonnement à la liste. Les demandes peuvent être satisfaites automatiquement (liste ouverte, attention dans ce cas il est recommandé de demander une confirmation d'abonnement), satisfaites automatiquement pour les personnels de l'université (liste intranet), systématiquement refusées (liste fermée), ou filtrées par un administrateur de la liste (il décide alors ou non d'abonner lui-même l'utilisateur, liste contrôlée)
Mode d'abonnement (liste ouverte/intranet/fermée/contrôlée):
- Voulez-vous que la liste soit archivée (tous les messages envoyés à la liste sont sauvegardés, et accessibles via le web)?
Archive (O/N):
- L'accès aux archives (si la liste est archivée), peut être autorisé à tout le monde (accès public, encore déconseillé), aux seuls abonnés (accès privé), ou seulement au(x) administrateur(s) (accès administrateur)
Archives (accès public/privé/administrateur):
- Vous pouvez limiter la taille de chaque message envoyé sur la liste. Dans ce cas tapez le nombre de caractères maximum autorisé, sinon laissez la ligne vide
Taille maximum :
- Donnez une description, avec notamment l'objet de la liste, ses règles de fonctionnement si elles doivent être précisées, et toute autre information que vous jugez utile. Ce texte sera ajouté au texte standard envoyé à tous les nouveaux abonnés d'une liste de diffusion, dans la section "Objet de cette liste"
Description :
Des configurations plus fines sont possibles, renseignez-vous: sympa-request@listes.univ-st-etienne.fr (mailto:sympa-request@listes.univ-st-etienne.fr)
Note : Pour un bon fonctionnement de votre liste de diffusion, vous devez définir des consignes d'utilisation concernant notamment le format des messages. En effet, les messages postés sur une liste doivent pouvoir être lus par tous les membres de la liste. Pour garantir un tel résultat, un seul format est utilisable, le fichier texte, éventuellement avec des caractères 8 bits respectant la norme ISO latin-15 (ISO8859-15) si la liste est en français.
Si vous souhaitez échanger des documents dans un format propriétaire, vous devez vous assurer que chaque membre de la liste a accès facilement à ces logiciels en version compatible.
C'est donc à vous, responsable de la liste diffusion
- de définir les consignes de formatage
- de diffuser ces consignes
- de faire respecter ces consignes
Vous pouvez utiliser une des règles décrites par :
http://criterdoc.univ-st-etienne.fr/index.php/Courrier_Electronique
Guide d'utilisation
Le logiciel SYMPA (SYstème de MultiPostage Automatique, développé au CRU (http://www.cru.fr/)) installé au CRITeR permet de gérer des listes de diffusion.
Pour obtenir des informations sur les différentes listes, pour s'y abonner/désabonner, il faut :
- soit passer par l'interface web du logiciel SYMPA. Dans l'ENT (https://ent.univ-st-etienne.fr) :
[BV] [Listes de diffusions]
Pensez alors à vous authentifier pour accéder au maximum d'informations.
- soit adresser des commandes à sympa@listes.univ-st-etienne.fr (mailto:sympa@listes.univ-st-etienne.fr)
Attention :
- Les 3 premières lettres (majuscules ou minuscules) de la plupart des commandes suffisent et ne doivent être précédées d'aucun caractère (espace, tabulation,...)
- Ne pas insérer de tabulations dans les commandes
Commandes de base pour les utilisateurs :
| HELp | Envoie le guide de l'utilisateur |
| LISt | Enumère les listes publiques |
| SUBscribe Nom-de-Liste Prenom Nom Service | Pour s'abonnner à une liste |
| SIGnoff Nom-de-Liste | Pour se désabonner d'une liste |
Ne pas oublier que tous les messages de commande envoyés à sympa doivent impérativement être au format texte ASCII 7bits donc sans caractères accentués, sans utiliser MIME, sans signature. Avertissez les membres de votre liste de diffusion de ces contraintes.
Si vous avez des problèmes d'utilisation n'hésitez pas à envoyer un message à l'adresse :
sympa-request@listes.univ-st-etienne.fr (mailto:sympa-request@listes.univ-st-etienne.fr)
Les adresses utiles :
| Nom-de-Liste@listes.univ-st-etienne.fr | Pour envoyer un message sur une liste |
| sympa@listes.univ-st-etienne.fr | Pour envoyer des commandes (SUB, ...) |
| Nom-de-Liste-request@listes.univ-st-etienne.fr | Pour une aide concernant une liste précise |
| sympa-request@listes.univ-st-etienne.fr | Pour une aide technique et administrative |
Listes de diffusion francophones
Le CRU (http://www.cru.fr/) (Comité Réseau des Universités) héberge des listes de diffusion francophones : Universalistes (http://listes.cru.fr/wws)
Vous trouverez d'autres listes francophones ici (http://www.francopholistes.com/) (Francopholistes)
Quelques conseils impératifs concernant les listes (nétiquette)
- Ne confondez pas l'adresse de la liste avec l'adresse de l'automate de gestion de la liste: ne jamais demander votre désabonnement dans la liste elle-même.
- N'utilisez jamais la liste pour diffuser une information à caractère commercial. Vous pourriez être radié du service de liste du domaine univ-st-etienne.fr.
- N'émettez pas de messages hors sujet.
- Ne mettez pas en cause des individus publiquement.
- N'oubliez jamais le côté public d'une liste de diffusion. Prudence avant de poster un message, vous ne pourrez plus empêcher sa diffusion après son envoi.
- N'utilisez jamais la liste des abonnés dans un contexte différent de celui de la liste elle-même. Ne jamais faire de publi-postage à partir d'une collection d'adresses extraites même partiellement d'une des listes du domaine univ-st-etienne.fr.
- Si quelqu'un commet un abus, ne protestez pas dans la liste, mais plutôt auprès du responsable de la liste.
